Gizlilik Politikası

01 Bu politika neyi kapsar

Bu politika, ovodock.com adresinde sunulan Ovodock iş işletim sistemi için geçerlidir. Ovodock, OVOKODO markasıyla Arte Bilgi Teknolojileri LTD ŞTİ tarafından sunulur; bu politikadaki kişisel verilerin veri sorumlusu odur (künye ve başvuru adresi bölüm 12'de). Platformu kullandığınızda, hesabınıza Google ile girdiğinizde ve harici hesaplarınızı (Google Workspace, Microsoft 365) bağladığınızda işlenen veriler burada tanımlanır.

Girişle bağlantı aynı şey değildir. Google ile giriş yalnızca kapıyı açar (adınız ve adresiniz); Google Workspace bağlantısı ise postanızı, belgelerinizi ve takviminizi okur ve bölüm 03'te ayrı ayrı yazılıdır. İkisi ayrı izinlerdir ve biri ötekini getirmez.

Ovodock çok kiracılı bir platformdur: her organizasyonun verisi kendi sınırı içinde durur. Bu sınır yalnızca uygulama katmanında değil, veritabanı katmanında da zorunlu kılınmıştır.

02 İşlediğimiz veriler

• Hesap bilgileri — adınız, e-posta adresiniz, parolanızın geri döndürülemez özeti ve varsa geçiş anahtarınız.
• Sosyal giriş bağı — Google ile girdiyseniz: hangi sağlayıcı, Google'ın size verdiği kalıcı kullanıcı kimliği ve bağın kurulduğu e-posta adresi. Google hesabınızın parolası bize hiç gelmez.
• Ödeme ve fatura bilgileri — abonelik satın alırsanız: fatura adınız ve adresiniz, vergi ya da T.C. kimlik numaranız, ödemenin tutarı, tarihi ve sonucu ile yenileme için kayıtlı kartın belirteci. Kart numarası ve güvenlik kodu bizde saklanmaz.
• Organizasyon bilgileri — organizasyon adı, üyelikler, roller ve izinler.
• Bağlı hesaplardan gelen izler — aşağıda §3'te alan alan sayılmıştır.
• Kullanım kayıtları — önemli değişiklikler olay olarak kaydedilir (kim, ne zaman, ne yaptı). Bunlar denetim içindir.
• Destek talepleri — bize yazdığınız destek talebinin konusu, metni ve hangi hazır çözümden geldiği; talebi açan kişinin adı ve e-posta adresi talebin üstünde saklanır ve yalnızca cevaplamak için kullanılır.
• Müşteri sayfası ziyaretleri — bir işletmenin müşterisi kendisine açılmış sayfayı açtığında yalnızca zaman kaydedilir; aşağıda ayrıca anlatılmıştır.
• İşletmelerin müşteri kayıtları — Ovodock kullanan bir işletme kendi müşterisinin adını, bireysel mi kurumsal mı olduğunu, vergi numarasını ya da T.C. kimlik numarasını, vergi dairesini, e-posta adresini, bilgi kopyası gidecek adresleri, telefonunu, adresini ve şehrini kaydeder. Vergi kimliği, fatura ve teklif belgelerinde iki tarafın da kimliğinin yazılması gerektiği için istenir; aşağıda ayrıca anlatılmıştır.
• Sohbet — organizasyon içinde birbirinize yazdığınız mesajların metni, kimin yazdığı, ne zaman yazıldığı ve her katılımcının o sohbeti en son ne zaman okuduğu saklanır. Yazışma organizasyonun sınırı içinde kalır; arka planda öneri üretmek için modele gönderilmez. Yalnız sohbette B.O.S.S. düğmesine (Özetle, Yanıt Taslağı) siz bastığınızda o konuşmanın son mesajları o tek istek için gider (bölüm 04).
• Toplantılar — açtığınız odanın konusu, notu, zamanı ve süresi; davet ettiğiniz kişiler ve odaya ilk giriş anları. Dışarıdan çağırdığınız bir kişinin adı ve e-posta adresi de burada saklanır — o kişinin platformda hesabı yoktur ve bu veriyi siz girersiniz.

Bağlı hesapların erişim anahtarları şifreli bir kasada saklanır; kayıtlarda ve olaylarda görünmez.

Mobil uygulamalar (Android ve iOS)

Ovodock'un Android ve iOS uygulamaları canlı web sitesinin kendisini gösterir; bilgisayarınızdaki tarayıcıda işlenen verilerin dışında yalnız şunları işler:

• Bildirim belirteci. Telefonunuza bildirim gönderebilmek için uygulama, cihazınız için üretilen bildirim belirtecini hesabınızla ilişkilendirir. Android'de belirteci Google'ın Firebase Cloud Messaging hizmeti üretir; iOS'ta belirteç Apple'ın Push Notification servisi (APNs) kaydından Firebase aracılığıyla türetilir ve bildirim Firebase üzerinden APNs'e iletilir. Belirteç yalnız bildirim göndermek için kullanılır. Bildirimin başlığı, kısa metni ve açılacak adres aynı hizmetler üzerinden iletilir (bölüm 07). Çıkış yaptığınızda uygulama belirtecin silinmesini ister; diğer cihazlardaki oturumları kapattığınızda ya da parolanızı sıfırladığınızda sunucu belirteci hemen siler; 90 gün kullanılmayan belirteç kendiliğinden silinir.
• Parmak izi / yüz tanıma. Uygulama kilidini parmak izi ya da yüz tanımayla — Android'de telefonunuz izin veriyorsa ekran kilidi PIN'i ya da deseniyle, iOS'ta Face ID, Touch ID ya da cihaz parolasıyla — açarsanız doğrulamayı telefonunuzun işletim sistemi yapar; biyometrik veriniz de ekran kilidiniz de cihazınızdan çıkmaz, Ovodock'a ulaşmaz. Ayar cihazınızda saklanır.
• Kamera. Yalnız "Fotoğraf çek" dediğinizde ve yalnız o fotoğraf için açılır; çekilen görüntü, seçtiğiniz belge alanına sizin yüklediğiniz bir dosya olarak işlenir. Uygulama arka planda kameraya erişmez.
• Bağlantılar. Bir ovodock.com bağlantısına dokunduğunuzda işletim sistemi (Android App Links, iOS Universal Links) bağlantıyı uygulamaya verir; adres yalnız ilgili sayfayı açmak için kullanılır, bunun için Apple ya da Google'a sizinle ilgili bir veri gönderilmez. İşletim sisteminin uygulamayı doğrulamak için sitemizden indirdiği ilişkilendirme dosyası kişisel veri içermez.

03 Google hesabınızdan tam olarak ne okunur

Yalnızca okuma izni isteriz — Ovodock Google hesabınızda hiçbir şeyi değiştiremez, silemez ve gönderemez. İstenen her izin ve karşılığı:

Microsoft 365 bağlantısı da aynı ilkeyle çalışır: yalnızca okuma, yalnızca iz düzeyinde.

04 Google kullanıcı verisinin sınırlı kullanımı

Ovodock'un Google API'lerinden aldığı bilgileri kullanımı ve başka uygulamalara aktarımı, Sınırlı Kullanım (Limited Use) gereklilikleri dahil olmak üzere Google API Hizmetleri Kullanıcı Verileri Politikası'na uygundur.

Ovodock's use and transfer of information received from Google APIs to any other app will adhere to the Google API Services User Data Policy, including the Limited Use requirements.

Uygulamada bunun karşılığı dört taahhüttür:

• Google'dan alınan veri yalnızca size görünen özellikleri sunmak için kullanılır — bilgi katmanına girer, önerileriniz ondan üretilir. Başka tüketicisi yoktur.
• Reklam için kullanılmaz. Veri; reklam verenlere, veri simsarlarına veya kredi değerlendirmesi yapan kuruluşlara satılmaz, aktarılmaz.
• Bizim tarafımızdan insan okumaz. Verilerinizi Arte Bilgi Teknolojileri LTD ŞTİ çalışanları görüntülemez; istisnası yalnızca açık onayınız, güvenlik gereği (kötüye kullanım incelemesi) veya yasal zorunluluktur. Model sağlayıcılarının kendi koşulları ayrıdır ve aşağıda açıkça yazılıdır.
• Üçüncü taraflara aktarılmaz — sizin başlattığınız bir işlem, yasal zorunluluk veya platformun devri (bu durumda önceden haber verilir) dışında.

Öneri üretimi yapay zekâ modeliyle yapılır. Modele yalnızca öneri üretmek için gereken kesit gönderilir. Gönderilen kesite postalarınızın düz metin kesiti de dahildir — yani yazışma içeriğiniz öneri üretmek için model sağlayıcısına ulaşır.

Ücretsiz katmanlar ve sağlayıcı koşulları. Model sağlayıcıları şu an ücretsiz katmanlarda kullanılır ve hangisinin kullanılacağı istek başına değişir (bölüm 07). Ücretsiz katmanlarda sağlayıcı, kendisine gönderilen içeriği kendi hizmetlerini geliştirmek için kullanabilir ve insan inceleyiciler bu içeriği okuyabilir. Bu kullanımı sağlayıcı adına engelleyemeyiz; bu yüzden gönderilen kesitin model eğitiminde kullanılmayacağını ya da hiçbir insanın okumayacağını vaat etmiyoruz. Bir uygulamanın kaydının bu yolla gitmesini istemiyorsanız onu Bağlantılar ekranından B.O.S.S.'a kapatın; kapattığınız uygulamanın kaydı gönderilmez. Ücretli ve eğitimsiz bir katmana geçilirse bu bölüm güncellenir.

Platformun kendi uygulamalarındaki kayıtlar da gönderilir. Öneri üretilirken aşağıdaki uygulamalardan bekleyen iş düzeyinde kayıt modele iletilir — kaydın tamamı değil, adı, hâli, ne zamandır beklediği ve bir satırlık tamamlayıcı bilgisi:

• CRM — teklifler, teklif talepleri, destek talepleri ve randevular: başlığı, tarafın adı, tutarı ve önerilen zamanı.
• Satış — görüşme kayıtları: müşterinin adı ve görüşmeye yazdığınız not.
• Muhasebe — tahsilat bekleyen faturalar: numarası ve kalan bakiyesi.
• Tahsilat takibi — geciken ödemeler: müşterinin adı ve gecikmenin hâli.
• İK — izin talepleri ve yürüyen izinler: çalışanın adı soyadı, tarih aralığı ve gün sayısı.
• Görevler — açık görevler: başlığı, bulunduğu yer, atandığı kişi ve son günü.
• Odalar — yaklaşan toplantılar: konusu, zamanı ve katılımcıların adları. Odanın katılma anahtarı ve dışarıdan çağrılan kişinin e-posta adresi gönderilmez.
• Dosyalar — bekleyen belgeler: adı ve boyutu. Dosyanın içeriği gönderilmez.
• İmza — bekleyen imza talepleri: belgenin adı ve talebin izi.
• Stok — kritik seviyedeki kalemler: ürün adı ve miktarı.
• Filo — süresi dolan araç poliçeleri: aracın ve poliçenin bilgisi.
• Kılavuz — sayfa başlıkları ve adresleri. Sayfa metni gönderilmez.
• Otomasyon — kurduğunuz kuralların tetikleyicisi ve eylemi.
• Destek — bize açtığınız destek taleplerinin konusu.
• Ovodock Mail — varsayılan olarak kapalıdır; kendiniz açarsanız yalnızca cevap bekleyen postaların konusu ve göndereni gider, gövde asla (bölüm 06).

Hangi uygulamanın buna dahil olduğunu uygulamada Bağlantılar ekranından görür ve tek tıkla kapatabilirsiniz; kapattığınız uygulamanın kaydı gönderilmez. Kapatmak yalnızca dışarı çıkışı durdurur — kendi ekranınızdaki sayılar bizim sunucumuzda hesaplanmaya devam eder.

Hiçbir koşulda gönderilmeyenler: teklifin iç notu, ürünün maliyeti ve teklifin kârı; odanın katılma anahtarı. Arka planda (öneri üretirken) gönderilmeyenler: dosyaların ve kılavuz sayfalarının içeriği, sohbet mesajlarınız ve posta gövdesi — bunlar yalnız aşağıdaki düğmelerden birine siz bastığınızda, o tek istek için gider. ⚠ Buna karşılık satış görüşmesine yazdığınız not gönderilir ve bunu açıkça söylüyoruz: o not, “bu müşteriye niçin tekrar dönülecek” sorusunun tek cevabı ve öneri ondan üretiliyor.

Ekrandaki B.O.S.S. düğmeleri

Bazı ekranlarda bir B.O.S.S. düğmesi bulunur (Özetle, Taslak, Çevir, Gözden Geçir gibi). Düğmeye siz bastığınızda ekrandaki ilgili metin yalnız o istek için model sağlayıcısına gider ve cevap ekranınıza döner; bu veri için de yukarıdaki sağlayıcı koşulları geçerlidir. Organizasyonunuz bölüm 11'deki derlem rızasını vermediyse ne gönderilen metin ne cevap bizim tarafımızda saklanır; yalnız çağrının ölçüsü (kaç jeton, hangi sağlayıcı, ne kadar sürdü) kaydedilir. Bir uygulamayı Bağlantılar ekranından B.O.S.S.'a kapattığınızda o uygulamanın düğmeleri de çalışmaz. Düğmeye basınca gidenler:

• Sohbet — Özetle ve Yanıt Taslağı: o konuşmanın son 40 mesajı, yazanların adları ve saatleri.
• Dosyalar — Özetle: dosyanın metni (düz metin, Word, PDF; en çok 12.000 karakter).
• Kılavuz — Taslak: sayfanın başlığı; Düzelt: sayfanın metni.
• Ovodock Mail — Yanıt: yanıtladığınız postanın konusu, göndereni ve gövdesi; Kısalt ve Resmîleştir: yalnız yazdığınız taslak.
• CRM — Teklifi Gözden Geçir: teklifin başlığı ve kalemleri (iç not ve maliyet gitmez); ürün formunda Çevir: çevrilecek alanlar.
• Muhasebe — Faturayı Kontrol Et: fatura kalemleri ve tutarları (müşteri gitmez).
• Satış — Sonraki Adım: müşterinin adı ve görüşme notları.
• Tahsilat takibi — hatırlatma taslağı: faturanın numarası, tutarı, vadesi ve müşterinin adı.
• Destek — talebin konusu ve mesajı.
• Takvim ve Odalar — Gündem Taslağı: başlık ya da konu ve yazdığınız not.
• İmza — Mesaj Taslağı: belgenin adı ve imzalayacak kişinin adı (belgenin içeriği gitmez).
• Filo — Cümleden Doldur: yazdığınız cümle ve aracın plakası.
• Stok — Sipariş Mesajı: eşiğin altındaki ürünlerin adı, miktarı ve eşiği.
• İK — İş Tanımı Taslağı: pozisyonun unvanı ve yazdığınız anahtar kelimeler.
• Görevler — Alt Görevlere Böl: kartın başlığı ve açıklaması.
• Otomasyon — Taslak Öner: yazdığınız cümle.
• Finans — Bu Ayı Yorumla: ekrandaki dönem özetinin rakamları.

05 Veriyi nasıl koruyoruz

• Tüm trafik TLS ile şifrelenir.
• Erişim anahtarları ve sırlar şifreli kasada tutulur.
• Organizasyonlar arası sınır veritabanı düzeyinde satır bazlı güvenlikle zorunludur — bir organizasyonun verisi diğerine uygulama hatasıyla dahi sızamaz.
• Her yetenek açık izne bağlıdır; varsayılan reddetmektir.
• Yedekler şifreli nesne deposunda saklanır, 30 gün boyunca silinemez ve geri yüklenebilirliği haftalık olarak sınanır.

Ham metin ne kadar durur

Postalarınızın ve Google belgelerinizin metnini kalıcı olarak saklamıyoruz. Metin yalnızca yapay zekânın onu okuyup yorumlamasına yetecek kadar durur; yorum üretildiği anda silinir. Yorumlama herhangi bir sebeple yapılamazsa metin yine de en geç 7 gün içinde silinir — bu silme, yapay zekânın çalışıp çalışmadığından bağımsızdır.

Kalan şey yorumun kendisidir ve bunu açıkça söylüyoruz: yorum, yazışmanızın anlamını taşıyan bir metindir ve sizinle ilgili kişisel veri sayılır. Yani bu düzenleme veriyi anonim yapmaz; sakladığımız veriyi en aza indirir. Yorumlar da belgeyle birlikte silinir ve silme talebinizin (bölüm 08) kapsamındadır.

Yapay zekânın hatırladıkları

Yapay zekâ, kayıtlarınızdan zamanla tek cümlelik olgular çıkarır ve bunları saklar — örneğin bir müşterinizin ödemelerini kaç günde yaptığı. Soru-cevap geçmişiniz saklanmaz; saklanan şey konuşma değil, ondan çıkarılan bu olgulardır.

Bu olgular da kişisel veri sayılır ve bir belgeye bağlı değildir: kaynak belge silindikten sonra da yaşarlar. Sonraki her öneri ve cevap için model sağlayıcısına gönderilirler, çünkü bağlamın parçasıdırlar. Silme talebinizin (bölüm 08) kapsamındadırlar.

Hepsini görebilir ve tek tek silebilirsiniz: uygulamada B.O.S.S. ekranında listelenirler. Yapay zekânın yanlış bir çıkarım yapması mümkündür ve bu listeden sildiğiniz bir olgu bir daha kullanılmaz.

İletişim formu

Sitedeki iletişim formunu spam'e karşı korumak için Cloudflare Turnstile kullanıyoruz. Formu görüntülediğinizde tarayıcınız Cloudflare'e bir istek yapar; bu doğrulama çerez kullanmaz ve sizi siteler arasında izlemez. Sitenin tamamı zaten Cloudflare üzerinden sunulmaktadır.

Formla gönderdiğiniz ad, e-posta, şirket ve mesaj bilgisi yalnızca size dönüş yapmak için saklanır; pazarlama listesine eklenmez ve üçüncü taraflara aktarılmaz.

Müşteri sayfaları (Customer Hub)

Ovodock kullanan bir işletme, kendi müşterisine girişsiz ve kalıcı bir sayfa açabilir: teklifleri, talepleri ve randevuları orada durur. O sayfayı açtığınızda yalnızca açtığınız zaman kaydedilir — sayfanın sahibi işletme, gönderdiği şeyin görülüp görülmediğini bilmelidir.

Tahsilat hatırlatması: işletme, vadesi geçmiş bir faturanız için Ovodock üzerinden kendi adıyla size hatırlatma postası gönderebilir — en fazla üç kademe, her kademe bir kez; ödeme tarihini bildirdiyseniz gönderilmez. Bunun için yalnızca işletmenin kaydındaki adınız ve e-posta adresiniz kullanılır.

Bildirim postaları: işletme açtıysa, talebinize cevap yazdığında ya da randevunuzu onayladığında, taşıdığında veya iptal ettiğinde size kendi adıyla kısa bir haber gönderir. Postada içerik değil, müşteri sayfanızın bağlantısı vardır; yalnızca işletmenin kaydındaki adınız ve e-posta adresiniz kullanılır.

Destek talebine eklenen dosyalar: talebinize eklediğiniz dosya (ekran görüntüsü, belge) işletmenin Ovodock deposuna yazılır, talebe bağlanır ve işletmenin kotasına sayılır. Dosyayı işletme ve talebin sayfasından siz görürsünüz; başka bir müşteriye açılmaz. Silinmesini işletmeden isteyebilirsiniz.

Kaydedilmeyenler: IP adresiniz, tarayıcınız, cihazınız ve konumunuz. Bunların hiçbiri saklanmaz. İzleme pikseli kullanılmaz — size gönderilen e-postanın açılıp açılmadığı ölçülmez ve ölçülmeyecektir. Sayfada gezinmeniz izlenmez; hangi sayfayı açtığınız değil, en son ne zaman uğradığınız tutulur ve bu kayıt dakika dakika değil, birkaç dakikada bir tazelenir.

Bu bilgi yalnızca sayfayı size açan işletmeye gösterilir; reklam için kullanılmaz, üçüncü taraflara aktarılmaz ve işletmenin verisi silindiğinde onunla birlikte silinir (bölüm 08).

Müşterinin vergi kimliği ve iletişim bilgisi

Ovodock kullanan bir işletme, kendi müşterisinin ticari kimliğini kaydeder: bireysel mi kurumsal mı olduğu, vergi numarası ya da T.C. kimlik numarası, vergi dairesi, adresi, şehri ve telefonu. Bu bilgiyi siz vermezsiniz, işletme girer; bir fatura ya da teklif belgesi iki tarafın da vergi kimliğini taşımak zorunda olduğu için istenir.

Bu bilgi yalnızca belgede ve işletmenin kendi ekranlarında görünür; müşteri sayfanızda gösterilmez — o sayfa girişsiz bir adrestir ve kimlik numarası oraya konmaz. Ovodock bu bilgiyi işletme adına saklar: reklam için kullanmaz, üçüncü taraflara aktarmaz, başka bir organizasyonun görmesi veritabanı düzeyinde engellidir.

Kaydın doğruluğu, güncelliği ve silinmesi sizinle çalışan işletmenin sorumluluğundadır: veriyi o toplar, hukuken veri sorumlusu odur ve talebinizi ona iletmelisiniz. İşletmenin verisi Ovodock'tan silindiğinde bu kayıt da onunla birlikte silinir (bölüm 08).

Müşteri temsilcisinin iletişim bilgisi

Bir işletme size teklif gönderdiğinde, teklifi hazırlayan çalışanın adı, unvanı, e-posta adresi ve telefonu belgede ve postada görünebilir. Bu bilgiyi işletme kendi çalışanı için girer; amacı, muhatabınızın kim olduğunu bilmenizdir.

Ovodock bu bilgiyi işletme adına saklar; reklam için kullanmaz, üçüncü taraflara aktarmaz. Çalışan bilgisinin doğruluğu ve güncelliği işletmenin sorumluluğundadır.

Postadaki bağlantıya tıkladığınızda

Size gönderilen teklif postasında “Teklifi görüntüle” düğmesi bulunur. O düğmeye tıkladığınızda teklifin postadan açıldığı kaydedilir ve bu bilgi sayfayı size açan işletmeye gösterilir.

Bu, postanın açılmasının ölçülmesi değildir: ölçülen şey sizin tıkladığınız bir bağlantıdır ve o istek zaten bize ulaşır. E-postanızın açılıp açılmadığı hâlâ ölçülmüyor; izleme pikseli kullanılmıyor. Kayıt bir kez yazılır — kaç kez tıkladığınız değil, ilk kez ne zaman geldiğiniz tutulur.

Bir belgeyi imzaladığınızda

Yukarıdaki kural bir sayfayı görüntülemek içindir. Bir işletmenin gönderdiği belgeyi elektronik olarak onayladığınızda durum farklıdır: o an, onayın delili olarak imza zamanı, IP adresiniz, tarayıcı/cihaz bilginiz ve imzaladığınız belgenin bir özeti (hash) saklanır.

Bu bir izleme değildir; onay sizin bilerek yaptığınız bir işlemdir ve saklanan şey o işlemin kanıtıdır — sonradan “ben imzalamadım” denmesine karşı sizi de korur. Bir belgeyi yalnızca görüntülemek hâlâ izlenmez. Bu kayıt, imzaladığınız işletmenin verisiyle birlikte saklanır (bölüm 08) ve güvenli/nitelikli elektronik imza değildir — kanıt paketli bir elektronik onaydır.

06 Kendi alan adınızdaki postanız

İşletmeniz Ovodock üzerinden kendi alan adında posta hesabı açtıysa, o postayı biz barındırırız. Bu, bağladığınız Google veya Microsoft hesabından farklı bir durumdur ve farkı açıkça söylüyoruz:

• Bağlı hesaplarınızdan aldığımız şey bir kopyadır ve geçicidir: aslı Google'da ya da Microsoft'ta durur, bizdeki metin yorumlandıktan sonra en geç 7 gün içinde silinir (bölüm 05).
• Ovodock Mail'deki posta ise asıldır: siz silene kadar durur, çünkü onu silmek postanızı yok etmek olur.

Postanızın kendisi bizim sunucumuzda saklanır; içeriği okumayız. Personelimiz gelen kutunuza bakmaz; posta içeriği reklam, eğitim veya analiz için kullanılmaz (bölüm 11'deki derlem de buna dahildir: posta içeriği derleme alınmaz). Uygulamada posta kutusuna erişim açık izne bağlıdır.

B.O.S.S. postanızı varsayılan olarak görmez. Yapay zekâ asistanının görüş alanında posta kapalı başlar; diğer uygulamalardan farkı budur. Kendiniz açarsanız asistana yalnızca cevap bekleyen postaların konu satırı, gönderen adresi ve tarihi gider — arka planda gövde asla; gövde yalnız yazma ekranında Yanıt düğmesine siz bastığınızda, yanıtladığınız posta için o tek istekte gider. Bunu istediğiniz an tek tıkla kapatabilirsiniz (Portal → Bağlantılar → B.O.S.S. görüş alanı).

Asistana sorulabilen hazır sorular (“bugün kimden posta geldi?”) bizim sunucumuzda hesaplanır ve cevabı üretmek için hiçbir veri dışarı çıkmaz; bu yüzden görüş alanı kapalıyken de çalışırlar.

Parolanızı saklamayız. Posta hesabınızın parolasını posta sunucusu tutar; biz yalnızca sıfırlayabiliriz. Bu yüzden unuttuğunuzda hatırlatamayız, yenisini üretiriz.

Ne kadar durur: saklama süresi sizindir — postanızı biz kendiliğimizden silmeyiz. Hesabınız kapatıldığında ya da silme talebiniz uygulandığında posta hesabınız posta sunucusundan da silinir; yalnızca kaydı silmek, görünmeyen ama posta almaya devam eden bir adres bırakırdı.

Posta sunucusu Avrupa Birliği içinde (Finlandiya) barındırılır ve yalnız bu iş için kullanılır.

07 Paylaşım

Verilerinizi satmıyoruz. Yalnızca hizmeti sunmak için gereken altyapı sağlayıcılarını kullanıyoruz ve hepsi burada sayılıdır; yapay zekâ model sağlayıcıları hariç (aşağıdaki son madde) bu sağlayıcılar veriyi yalnızca bize hizmet vermek için işler.

• Sunucu barındırma — uygulama ve veritabanı netcup'ta (Avusturya, Viyana) çalışır; bekleme makinesi Hetzner'dedir (Almanya, Nürnberg). İkisi de Avrupa Birliği içindedir. Posta sunucusu ayrı bir makinededir (Hetzner, Finlandiya; bölüm 06).
• Nesne deposu ve yedek — yüklediğiniz dosyaların baytları ve gecelik yedekler Cloudflare R2'de şifreli olarak saklanır.
• Ağ, önbellek ve bot doğrulaması — sitenin tamamı Cloudflare üzerinden sunulur; iletişim formunun bot doğrulaması Cloudflare Turnstile ile yapılır.
• Hata izleme — bir arıza olduğunda hatanın izi Sentry'ye gönderilir. Gönderilen şey nerede patladığı, hangi sürümde ve hangi organizasyonda olduğudur; istek gövdesi, çerezler, başlıklar, sorgular ve IP adresi kesilir — yani kayıtlarınızın içeriği oraya gitmez.
• Ödeme sağlayıcısı — kartla abonelik ödemesi iyzico (Türkiye) üzerinden alınır. Kart bilgileriniz iyzico'nun ödeme sayfasında girilir ve bize hiç ulaşmaz; bizde yalnızca yenileme için kayıtlı kartın belirteci ve ödemenin sonucu durur. Ödeme için iyzico'ya şunlar gider: ad ve soyad, e-posta adresi, fatura adresi, T.C. kimlik ya da vergi numarası ve IP adresi ile ödenecek tutar. Satın alma açılmadan önce iyzico'ya kişisel veri gönderilmez. Fatura ve ödeme kayıtları vergi mevzuatının öngördüğü süre boyunca saklanır.
• E-posta gönderimi — size gönderdiğimiz bildirim postaları bir gönderim sağlayıcısı üzerinden çıkar.
• Mobil bildirim iletimi — Android ve iOS uygulamalarına giden bildirimlerin başlığı, kısa metni ve açılacak adres Google'ın Firebase Cloud Messaging hizmeti üzerinden iletilir; iOS'ta Firebase bunları Apple'ın Push Notification servisine (APNs) aktarır. Google ve Apple bunları yalnız iletim için işler.
• Yapay zekâ model sağlayıcıları — öneri üretimi, soru ve B.O.S.S. düğmeleri için gönderilen kesit (bölüm 04) tek bir sağlayıcıya değil bir sağlayıcı havuzuna gider: her istekte aşağıdakilerden biri seçilir, biri sınıra takılırsa sıradakine geçilir; hangi isteğin hangisine gideceği önceden bilinmez. Hepsi Amerika Birleşik Devletleri merkezlidir ve kesit yurt dışına aktarılır:
  • Google (Gemini ve Gemma modelleri) — ABD.
  • Groq — ABD.
  • Cloudflare Workers AI — ABD.
  • OpenRouter — ABD. OpenRouter bir aracıdır: isteği, seçilen ücretsiz modeli sunan arkadaki model sağlayıcısına iletir; o sağlayıcının koşulları ve ülkesi ayrıca geçerlidir.
  Bunlar ücretsiz katmanlardır: sağlayıcı, gönderilen içeriği kendi hizmetlerini geliştirmek için kullanabilir ve insan inceleyiciler okuyabilir (bölüm 04). Sağlayıcı listesi değiştiğinde bu bölüm güncellenir.

Yasal bir zorunluluk doğduğunda talep edilen veriyi talebin kapsamıyla sınırlı olarak paylaşırız.

08 Saklama ve silme

• Bağlantıyı istediğiniz an kaldırabilirsiniz. Kaldırdığınız anda erişim anahtarları silinir ve yeni veri alınmaz.
• Bağlı hesaptan alınmış izlerin silinmesini talep edebilirsiniz; talep 30 gün içinde yerine getirilir. Talebi uygulamada Ayarlar → Gizlilik bölümünden gönderirsiniz.
• Organizasyonunuzun tümüyle silinmesini aynı bölümden talep edebilirsiniz. Hesabınızı ise talep beklemeden, Ayarlar → Profil bölümünden kendiniz silersiniz. Silinen veri yedeklerden en geç 30 gün içinde düşer (yedek saklama süresi budur).
• Google hesabınızın Ovodock'a verdiği izni doğrudan Google üzerinden de kaldırabilirsiniz: myaccount.google.com/permissions.
• İK kayıtları: izin gerekçesi, karar notu ve özlük belgeleri şifreli saklanır. Ayrılan çalışanın kartı, izin, mesai ve harcırah kayıtları ve özlük belgeleri ayrılıştan 10 yıl sonra kendiliğinden imha edilir; işletmeniz bu süreyi beklemeden tek bir çalışanın kaydını da imha edebilir.
• Bildirim belirteçleri: çıkışta uygulama silinmesini ister; diğer cihazlardaki oturumları kapattığınızda ya da parolanızı sıfırladığınızda sunucu hemen siler; 90 gün kullanılmayan belirteç kendiliğinden silinir.

09 Haklarınız

İşlenen verilerinize erişme, düzeltilmesini, silinmesini veya işlemenin sınırlandırılmasını isteme ve verilerinizin bir kopyasını alma hakkınız vardır. Talebinizi aşağıdaki adrese iletebilirsiniz; en geç 30 gün içinde yanıtlanır. Açık rızaya dayanan işlemelerde (bölüm 11) rızanızı dilediğiniz an geri alabilirsiniz.

10 Çerezler

Bize ait çerezler şunlardır (tamamı budur); reklam ağlarının çerezleri bunlardan ayrıdır ve aşağıda, yalnız izin verirseniz çalışan bölümde anlatılır:

• Oturum çerezi — girişinizin açık kalması için.
• Form güvenliği (CSRF) — gönderdiğiniz formun gerçekten sizden geldiğini doğrulamak için.
• Dil ve görünüm tercihiniz — seçtiğiniz dil ve açık/koyu tema; yüzeyler arasında taşınır.
• Arayüz durumu — kenar çubuğunu açık mı kapalı mı bıraktığınız.
• Sosyal girişin durum jetonu — Google ile girişte, geri dönüşün gerçekten sizin başlattığınız akış olduğunu doğrulayan 10 dakikalık şifreli çerez. Giriş tamamlanınca silinir.
• Ölçüm tercihiniz — site istatistiğine izin verip vermediğinizi hatırlayan zorunlu çerez (6 ay; süre dolunca yeniden sorulur). Tercihinizi saklamaktan başka bir iş yapmaz.
• Site istatistiği — yalnız izin verirseniz; hangi sayfaların okunduğunu ve ziyaretçilerin nereden geldiğini saymak için bize ait iki çerez: rastgele bir ziyaretçi kimliği (1 yıl) ve bir oturum kimliği (30 dakika, her sayfada yenilenir). İkisi de rastgele üretilir ve hiçbir üçüncü tarafa gönderilmez. Siteyi gezerken adınızla eşleştirilmezler; ancak izin verdiyseniz ve Ovodock'ta hesap açarsanız, kayıt anında ziyaretçi kimliği hesabınıza ve organizasyonunuza yazılır. Uygulamada bu bağ yalnızca toplu dönüşüm sayımında (kaç ziyaretçi kaç kayda dönüştü) kullanılır; izin vermediyseniz hesaba hiçbir ziyaretçi kimliği yazılmaz.
• Reklam atfı — yalnız izin verirseniz; hangi kampanyadan ya da bağlantıdan geldiğinizi hatırlamak için bize ait iki çerez: ilk temas (90 gün) ve son temas (30 gün). Adreste taşıdığınız kampanya etiketlerini (utm_*), reklam tıklama kimliğini (gclid, fbclid), girdiğiniz sayfayı ve geldiğiniz sitenin alan adını içerirler. Ovodock'ta hesap açarsanız, kayıt anında bu iki temas ziyaretçi kimliğiyle birlikte hesabınıza ve organizasyonunuza yazılır; hangi kampanyanın kayda ya da satın almaya dönüştüğünü ölçmek için kullanılır. Sunucumuz kayıt, deneme, satın alma ve iletişim adımlarını bu kimlikle kaydeder; bu adımları reklam araçlarına bildirmek gerektiğinde tarayıcınıza 10 dakikalık tek kullanımlık bir çerez bırakır ve okunduktan sonra silinir.

Reklam araçları (Google Ads, Meta): reklam kampanyası yürüttüğümüz dönemlerde ve yalnız izin verirseniz, kayıt, deneme, satın alma ve iletişim gibi adımlar bu araçların betikleriyle onlara da bildirilir. O betikler üçüncü tarafın çerezlerini (örneğin _fbp, _gcl_*) bırakabilir ve sizi bu sitenin dışında da tanıyabilir; onların işleyişi kendi gizlilik politikalarına tabidir. İzin vermezseniz, ya da kampanya yürütmediğimiz sürece, bu betikler hiç yüklenmez: tarayıcınız o şirketlerin sunucularına tek bir istek bile göndermez. İzninizi istediğiniz an geri alabilirsiniz (alt bilgideki çerez tercihi bağlantısı); geri alınca sayfa yenilenir ve o çerezler silinir.

11 Dil modeli derlemi (isteğe bağlı, açık rızayla)

Arte Bilgi Teknolojileri LTD ŞTİ, kendi dil modellerini geliştirmek için B.O.S.S. ile yapılan etkileşimlerden bir derlem oluşturmayı hedefler. Bu amaç hizmetin sunulması için gerekli değildir ve yalnızca açık rıza verirseniz uygulanır:

• Rıza ayrıdır ve isteğe bağlıdır. Organizasyon başına, ayrı bir onay kutusuyla alınır; Kullanım Şartları'nın ya da bir özelliğin ön şartı değildir. Vermezseniz hiçbir özellik kısıtlanmaz.
• Ne girer: B.O.S.S.'a yazdığınız soru ve istekler, cevabı, soruya eşlik eden kısa iş bağlamı (kayıtların durumu), hangi ekranda sorulduğu ve cevaba verdiğiniz geri bildirim ile düzeltme. Ne girmez: dosya, sohbet, posta ve bilgi sayfası içerikleri, düğmeyle gönderilen belge metni ve Google ya da Microsoft hesabınızdan okunan posta ve belge metni.
• Kişisel veriler toplanırken maskelenir. E-posta, telefon, IBAN, kimlik ve vergi numarası, kart numarası, adres ve bağlamdaki müşteri, kişi ve firma adları maskelenir; organizasyonunuzun kimliği saklanmaz. Maskeleme otomatik yapılır ve eksiksiz çalışacağı garanti edilemez.
• Rıza her an geri alınabilir. Geri alındığında ya da silme talebinde organizasyonunuzun kayıtları derlemden silinir. Daha önce eğitilmiş model ağırlıklarından geri alınamaz: bir model derlemin bir kısmıyla eğitildiyse o eğitimde kullanılan veri ağırlıklardan ayrıştırılıp çıkarılamaz.
• Derlem reklam için kullanılmaz, satılmaz ve üçüncü kişilere verilmez.

Ayrıntılar ve rıza metninin tamamı: B.O.S.S. Derlem Açık Rıza Metni.

12 Değişiklikler ve iletişim

Bu politika değiştiğinde yukarıdaki güncelleme tarihi değişir; önemli değişiklikler ayrıca duyurulur.

Veri sorumlusu:

• Unvan: Arte Bilgi Teknolojileri LTD ŞTİ
• Adres: Konaklar Mah. Ladin Sk. Yeni Levent Sitesi 12/B İç Kapı No: 11/1, Beşiktaş / İstanbul
• Vergi dairesi / no: Beşiktaş / 0850392422
• Ticaret sicil no: 820537
• E-posta: [email protected]
• Telefon: 0212 909 56 76

Sorularınız ve talepleriniz için: [email protected]

Ayrıca bkz. Kullanım Şartları ve Kabul Edilebilir Kullanım.